紙質檔案文文件在進行整理時要明確幾種情況，下列文件或文本在實體裝訂時,可作為一件:
正本與定稿作為一件;法律法規等重要文件的歷次修改稿可合為一件;正文與補充說明正文的文字,圖表,數據等附件,原則上為一件(附件頁數多,也可各為一件);具有保存價值的檔案盒文件處理單應與正文作為一件;原件與復印件或手抄件,應作為一件;轉發文件與被轉發文件,應作為一件;報表,名冊,圖表類文字材料按其原裝訂方式,一冊(本)作為一件;請示與批復,報告與批示,問函與復函等來往文書,原則上作為一件.如果報請性文件歸檔整理后才收到回復性文件,也可各為一件,并在"歸檔文件目錄"的備注欄中加以說明.
以"件"為保管單位的各文種和稿本的排列順序為:
正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復制件在后;轉發文在前,被轉發文在后;回復性文件在前,報請性文件在后;結論性材料在前,依據性材料在后;漢文本在前,少數民族文本在后;不同文字的文本,無特殊規定的,中文本在前,外文本在后;文件處理單放在文件前面.
文件有多個時間特征
一份文件往往有多個時間特征,包括成文日期,簽發日期,批準日期,會議通過日期,公布日期,發文和收文日期等等.分年度時,一般來說就以文件簽發日期(或落款日期)為準,據以判定文件所屬年度.取消原有的按針對年度歸類的做法,對于計劃,規劃,總結,預決算,統計報表以及法規性文件等內容涉及不同年度的文件,統一規定按文件簽發日期(或落款日期)判定文件所屬年度.
跨年度形成的文件
機關單位的某些具體職能活動,如召開會議,處理案件等,跨年度形成的文件,統一在辦結年度歸檔,分類時也都歸入辦結年度.如:跨年度的會議文件材料,統一歸在閉幕年;跨年度的案件形成的文件材料,統一歸在結案年;跨年度的請示與批復,統一歸在批復年,原已分開歸檔的,應在各自歸檔文件目錄備注欄內加以說明;回顧紀念性文件,歸入定稿或發表年;法規性文件,歸入公布的年度;跨年度的計劃歸開始年;跨年度的總結歸最后一年,等等.
幾份文件作為一件時,"件"的日期
按照規定,正本與定稿,原件與復制件,來文與復文等也可作為一件,這時判定"件"的日期,應以裝訂時排在前面的文件的日期為準.具體地說,正本與定稿為一件,以正本為準;正文與附件為一件,以正文為準;轉發文與被轉發文為一件,以轉發文為準;來文與復文為一件,以復文為準;多份文件(如組織關系,工資關系,行政介紹信,學籍材料等)作為一件的,可標起止時間.
無落日期的文件要標注日期
此類情況見于內部文件,需要分析文件內容,制成材料,格式,字體以及各種標識,通過對照等手段來考證和推斷文件的準確日期或近似日期,并據此按年度合理歸類.
專門年度的分類方法
如果立檔單位相當一部分工作是按照專門年度進行的,如教學等,采用年度分類法時,對這部分工作中形成的文件,就按照專門年度進行分類.如:2002-2003學年的計劃歸入起始年;2002-2003學年的教學工作總結歸入辦結年.
臨時機構(如"三講辦","普查辦"等),存在時間不長(即兩年以內),文件材料又比較少,工作雖然跨年度,形成的文件可以不分年度,放在工作結束年度歸檔,如果每年文件數量較多,亦可分散在各個年度內歸檔.
凡是反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的,對本機關國家建設和歷史研究有長遠(即50年以上)利用價值的檔案,定為永久保管.它主要包括:
本機關制定的屬于政策規定性的文件;處理重要問題形成的文件材料;召開重要會議的文件材料;重要的請示,報告,總結,綜合統計報表;機構演變,機關領導人任免等文件材料.
同本機關產生的重要文件有密切聯系的上級和下級機關的重要文件,上級針對本機關所作的決定,批復,報告和調查研究材料.
本機關批轉下級報送的重要的具有特殊意義的文件材料.
長期,凡是反映本機關的一般工作活動,在較長時間內對本機關工作有查考利用價值的文件,定為長期保管,它主要包括:
本機關一般工作問題文件材料;一般會議的主要材料;人事管理工作形成的一般文件材料(如行政介紹信,工資關系等).
直屬上級機關下發的屬于機關主管業務或非直屬上級機關頒發的針對本機關主管業務,并需要貫徹實行的一般性文件材料.
下級機關報送的年度工作總結,報告和統計報表等文件材料.
短期,凡是在較短時間內對本機關有參考利用價值的文件材料列為短期保管.它主要包括:
本機關一般事務性的文件材料.
上級機關和同級機關頒發的非主管機關業務但需要參照執行的文件材料.
下級機關報送的一般性的文件材料.
根據本單位的保管期限表,對當年文件材料進行分類時應注意以下幾點:
原則上不要將不同保管期限的文件混在一起.應從一個問題或一組文件材料的重要程度劃定保管期限,不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限.一個問題的文件,有保管期限不完全相同的情況,為了保持問題的完整性,可本著就高不就低的原則.本機關轉發上級的業務文件,沒有提出具體意見的打印件作短期.
歸檔文件整理工作步驟
分類：
我校十大類檔案中,黨群,行政類檔案按機構分類法,教學,科研,基建,設備,產品,出版,外事,財會類等按類目分類法.
我校原則上采用:年度——機構或項目——保管期限分類法
機構分類法,是根據文書處理階段形成和處理文件的承辦單位對歸檔文件的分類,它主要針對黨群,行政類檔案.
模式:年度——機構——保管期限分類法
示例:2003年,校長辦公室,永久,長期,短期
即先將歸檔文件按年度分類,每個年度下按機構分類,再在組織機構下面按保管期限分類,這種分類方法運用于內部機構不復雜的立檔單位.采用此種分類方法,在庫房排架時,每年形成的檔案按機構序列依次上架,不必預先留空,也避免了倒架,庫房管理非常方便.同時,可將一個年度同一機構形成的文件,按保管期限的不同,依次排列在一起,更便于實體查閱.此方法特別適用于推行部門整理歸檔的單位.
采用機構分類法能最好地保持全宗內文件在來源方面固有的聯系,客觀地反映立檔單位的歷史面貌.同時,由于每個機構都承擔某些方面的職能和任務,按機構分類在一定程度上集中反映了某一方面工作內容的文件,便于按照一定的專題查找和利用檔案.特別是對于現行機關,在文件由各機構分工整理(即原來推行的文書處理部門立卷)的情況下,每個機構向檔案館移交的歸檔文件,就自然構成一類,使全宗內分類體系的設計大大簡化.
采用機構分類,一般來說,有一個機構就設置一個,機構名稱就是類名.采用機構分類法,原則上以哪個機構名義發文的文件就歸入哪個機構的類中.有些文件是由幾個機構共同處理的,如何歸類須視其具體情況而定,如:①有主辦者的一般歸入主辦機構;②以機關名義發出的文件,則歸入有關機構類中;③業務部門起草,以機關辦公室名義發出的,如果內容屬該部門職責或業務,則應歸入負責起草發文的機構內.
機關單位內設置的臨時機構,應和其他機構一樣設類,形成的歸檔文件歸入該類保存.有時臨時機構與該立檔單位某一內部機構合并辦公,并以該機構為常設機構,那么形成的文件應歸入內部機構類中;如果臨時機構涉及兩個以上的內部機構,則應根據其主要職能以及形成的文件內容,數量多少等,由這些機構協商后確定分類方法.
各職能機構下又設機構的,一般應選擇職能機構進行分類;業務獨立性強,職能重要的,也可選擇職能機構的下設機構進行分類.
類目分類法,是根據各業務主管機構產生的不同類別,不同項目的歸檔文件的分類,它主要針對教學,科研,基建,設備,產品,出版,外事,財會類檔案.
模式:年度——類目——保管期限
示例:a,2003年,教學類研究生教育中的學位,永,長,短
b,2003年,基建類第18項工程,永,長,短
即先將歸檔文件按年度分類,每個年度下按類目(即類別或項目)分類,再在類別或項目下面按保管期限分類.
裝訂：
歸檔文件材料修整完畢,需要用符合檔案保護要求的裝訂材料重新加以裝訂,以防文件丟失,便于歸檔后保管和利用.
裝訂前,對破損的文件進行修復以延長其壽命.修復主要針對一些有孔洞,殘缺或折疊處已被磨損的文件,進行修補和托裱.
復制字跡模糊或易退變的文件.目前,一般采用復印的方式進行復制.比如傳真件字跡耐久性差,須復制后才能歸檔.復印時,墨粉濃度不宜太大,顏色不宜太深,并且最好采用單面復印.
對某些特殊超大的紙張(報表,基建圖紙等)需要加以折疊,折疊的操作要求比較簡單,但要注意盡量減少折疊次數,同時折痕處應盡量位于文件,圖表字跡之外.取齊右邊和下沿.此外,文件頁數較多時,宜單張折疊,以方便歸檔后的查閱利用.凡8K紙張的統計報表,新生錄取審批表等,可以不折疊,裝訂后直接裝盒.
去除易銹蝕的金屬物.如訂書釘,曲別針等.但對于15年以內的短期文件可以不拆釘.
裝訂時,正本在前,定稿在后,來文與復文作為一件時,復文在前,來文在后,再將"件"內各頁按一定的方式對齊,便于日后翻閱利用.一般來說,采用左上角裝訂的,應將左,上側對齊;采用左側裝訂的,應將左,下側對齊;采用線裝的,對齊右邊和下沿.
為了盡量降低成本,簡便裝訂方式,全省推薦使用精制塑料螺釘裝訂.紅色裝訂永久保存的檔案,黃色裝訂長期保存的檔案,綠色裝訂短期保存的檔案.從材質的安全和經濟角度考慮,對較厚的文檔可采用線裝法.另外,5頁以內的文件可采用膠水粘貼.
排列：
歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級類目內,根據一定的方法確定歸檔文件先后次序的過程.《規則》中規定:"在分類方案的最低一級類目內,按事由結合時間,重要程度等排列.會議文件,統計報表等成套性文件可集中排列".這里的"最低一級類目",是指分類時所確定的類目體系中設在最低的一級類目,例如按照"年度——機構——保管期限"分類,"機構"即為最低一級類目.而按"年度——類目——保管期限"分類,"類目"則為最低一級類目.
事由(即問題)可根據范圍的大小來確定.具體方法有:
同一事由內的歸檔文件排列.即一個作者,一個問題(即同一事由)的文件,就按時間先后順序排.例如財務管理工作文件,工會工作文件等.
不同事由的歸檔文件排列.
按不同事由形成時間的先后順序排列,所謂事由的形成時間即事由的辦結時間.這種方法只要求將不同事由的文件,按其辦結時間的先后順序排列,而不考慮其他因素.這種方法比較簡單,更適用于實行"隨辦隨歸"的機關.一個作者,幾個問題的文件,就先按問題后按時間排列.
按事由的重要程度排列,將主要職能或重要活動形成的文件排在前面,其他工作形成的文件材料排在后面,或將綜合性工作排在前面,具體業務工作排在后面.例如會議文件可將會議通知,開幕詞,閉幕詞,工作報告,代表提案,大會決定等重要文件排在前面,其它文件排在后面.又如綜合性文件可將計劃,總結,規章,領導講話等排在前面,其他材料排在后面.
按事由具有的共同屬性分別集中排列
一個事由,幾個作者,先按作者,再按時間排列.例如人事工作文件,可以將機構設置,人員編制,干部任免,調配,職稱評定,勞資,出國審查等問題所屬的不同小事由形成的文件分別集中到一起.一個事由,幾個單位,可先按單位,再按時間排列.例如基層上報的工作總結,統計,年報和名冊等.非訴訟案件材料,按決定(或批復)——報告——調查旁證——個人交待材料等順序排.
對具有保存價值,且又沒有及時歸檔的零散文件,應排列在相應類別歸檔文件的最后或與相關的某份歸檔文件裝成一件,并在歸檔文件目錄備注欄中加以說明.
